【PMP專案執行力】建立專案管理制度,從教育訓練開始!






預期的業務成長,得有等量的人力資源來支應才能達成。面對組織日益增加的專案數量,不論是內部專案或委外專案,也需要有更多的PM來應付。而不同的PM,因其管理手法的差異,往往能導致專案不同的後果(同樣的專案交由不同的PM來處理,卻能有不同的結局)。大量的專案能否為組織帶來更多的效益、更大的成功,亦或是帶來更多的災難、更大的失敗,專案經理立於舉足輕重的關鍵位置。  


『制度』是使之具有一致水準的保證!   

為使個別產出無差異,追本溯源,那就要使產出之過程(流程)無差異。也就是說,建立一套共同的程序,藉由這套程序(稱之為『制度』),使產出之水平亦能無差異(或較小的差異)。建立『制度』,能降低因個別PM之差異,帶給專案的負面影響;建立『制度』,能使好的專案管理方法,形成最佳範例,並複製於其他專案。

組織有了一套專案管理制度,那麼,不論是由哪位PM來負責專案,專案在一定的程序下進行,也就較能有穩定的產出水準。在『制度』的引導下,每位PM對於其所負責的專案,都懂得要發展一份專案章程,以取得與專案發起人之間的初步共識;都會為專案做規劃,在充分的思考與準備下,才開始投入組織資源,更能創造出績效;而專案規劃的內容都會包含有專案範疇的定義、工作項目的拆解、專案網圖的繪製、為專案做最有效率的排程、進行EVM績效審查….等等。成功的專案產出,總是取決於一連串成功的專案管理程序。

藉由一套專案管理制度的引導,以確保不論是由哪位PM來管理專案,專案都能有較為一致的水準表現,這就是一種專案品質保證。『制度』為組織所有專案提供了一定水準的保證!

  
問題的解決,總從”辨識問題”開始!  

但,可別硬套某個知名方法論,那只是雪上加霜。

請先清楚定義建立制度的目的與目標,或請先清楚辨識目前組織專案的問題(是低品質、或無效率、或士氣低….等等)。要先知道了問題,然後才是找方法。別在還不清楚問題的情況下硬套方法,這行不通。

藉由一群人的集思廣益後,總能找到解決問題的方法。而人的改變總是需要時間、需要適應,要一步步來,不要急促。把握原則-”簡單”多半是正確的。建立一套有共同目的之流程的串連,成就了一個組織的制度,久而久之,能進化成深入組織人心的文化。 

   
“人”從理解到接受,然後能創造!

要提醒的是,建立制度的人,其本身愈明瞭專案管理的要義,愈能建立出務實可行的制度,而不會只是努力於訂定一堆流程表單。而操作制度的人,愈是理解專案管理的要義,也就愈能接受制度作法,能明白為什麼要這麼做、要如何做。在這樣的相互配合下,『制度』便能務實、也才能落實。

上課時,曾有位學員分享著自己對於『制度』的感受。在他所任職的公司已建立有一套專案管理制度,但過去的他,並不瞭解專案管理時,服從制度卻總讓他有被強迫的感覺(敷衍、虛應)。尤其是當工作一忙起來時,有些會議就不想參加,有些規定就不想遵循,總覺得一切只是為了制度而制度,但對於專案是沒有一點實質幫助的。

但上了課後,她理解了專案管理的要領。再回到職場上,她瞭解了這些會議對專案是重要的、這些程序表單是如何輔助專案的最終成功…等。對於公司的這套專案管理制度,她有了不同的觀點….她接受了!

是的!就是給予”訓練”(洗腦?)。給予成員必要的訓練,讓成員有觀念,一旦他們理解了,就更能運用,然後他們會創造。

過去我曾在組織裡試著建立制度,儘管,我是深入瞭解專案同仁在執行專案時所遭遇的困境,而思索出一套較好的作法,並提供好用的專案管理工具。但,對於同仁來說,在他們只知其一,但不知其二時,他其實是不認同的(因為不理解),他只會感到自己的被勉強,制度的運作也就失敗了。


那次的經驗,我學到寶貴的一課:欲建立制度,要先做訓練!


(圖片來源:stocksnap)

推薦課程:PMP專案經理國際認證培訓班



作者:周雅姍

現職:

.創新企劃學院特約顧問講師
.PMP專案管理師國際認證
.WBSA高階經營策略規劃師

經歷:

PMP®與WBSA雙認證專業講師,具備20年專案資歷,曾任聯強國際系統專案經理、寶來證券資訊處總經理特助/專案經理、捷智商訊資深專案經理、叡揚資訊產品經理等,大型專案經驗包含花旗銀、中信銀、彰化銀、經濟部、經建會等單位之IT系統開發專案。周老師具備PMP®認證課程與專案管理實務課程多年的授課經驗,也曾受邀至Yahoo、小林眼鏡、玉山銀行、順德工業、盟鑫工業等知名企業擔任顧問講師,「不製造 Paper PMP®,只致力培育優秀PM!」是她的教學信念,無比的教學熱誠與獨特的「理論與實務整合應用」授課方式,深獲學員一致推薦肯定。

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