【專案執行力】PM 須著重於『整合』能力的提升,以具體改變專案績效


(圖片來源:Stock Snap)

PM-要著重的是”整體”,更勝於”個別”!

PM應該要在乎的是每一項任務都準時,還是最終專案總期程能達成?PM應該要在乎的是每一項預算都不超支,還是整體專案總預算能達成?PM應該要在乎的是所有利害關係人都滿意,還是關鍵性利害關係人的滿意?....


如果,專案的最終目標是要使專案整體能如期、如質、如預算,那麼PM的責任就只是要能達成專案最終的、整體的成功,而不必拘泥或侷限在那些單一、個別項目上;如果,專案是有驗收者的,那麼PM的責任就只是要能達成專案驗收者的接受,而欲使所有人皆滿意也就是不必要的。倒不是說PM不必在乎單一、個別項目,不必在乎驗收者以外的其他利害關係人(畢竟專案是由許許多多的細節環環相扣且交互影響著的),相反地,這是要強調,除了單一、個別項目之外,PM更應該要專注、在意的重心是在”整體的”、”最終的”、”關鍵性”的達成。


也就是說,當個別項目有任何不如預期時,你的處理反而是要看全盤、顧大局;當專案涉及的人、事、物愈多時,你的處理反而是要做取捨、抓重點。當你有這個觀念時,你會更知道該如何為專案做抉擇(以顧全大局為依歸),你處理專案議題的空間也就更大了。


PM-要著重的是”融合”,更勝於”解構”

為了讓專案能夠被執行,你會將專案工作一一拆解,並產出工作清單,然後再將工作清單上的每一項任務一一指派給專案成員,交由專案成員來負責完成這切割下來的每個小部分(姑且稱之為”元件”)。但你要知道,專案它本是一個整體,專案的最終產出也是一個整體,而這些被拆解下來的元件,最終是要能”組合”成一個完整的最終成果。


雖然,為了讓工作能被易於完成,於是你將工作切小,但終究是要使這些元件除了能個別地被完成之外,更要使這些元件彼此之間是能結合的。PM的任務就在使所有被解構後的專案元件群,都仍能順利地結合(它們不全是自然就會結合,而是要去運作的)。


也就是說,除了拆解工作,並為個別工作指派負責人之外,PM更要特別留意於所有個別任務彼此之間的順暢串接(這部分是專案成員容易忽略或無權處理的);除了為專案召募所需成員,並為個別成員賦予任務之外,PM更要特別留意於這些來自不同部門的成員彼此之間能否和諧運作(得讓專案存在”團隊合作”)....。當你有這個觀念時,你會更知道,除了為專案做”解構”,更要留意於各專案元件彼此之間的順利銜接,使專案能和諧的運作,那對專案的整體績效也就能有所改變!


PM-對專案要有全盤性的思考!
過去,你從基層做起,習慣處理零星的工作、習慣處理流水帳,缺乏對事物做全盤性思考的能力(或要求)。但你現在做PM了,要為整個專案負責,那麼你就必須要以較高、較廣、較完整的角度來看待專案,為專案提出一個好的運作架構,然後在此架構下發展專案、管理專案。當專案有了一個完整的運作架構(有了方向),然後,專案就較能以有邏輯、有條理的方式運行著。


作為一位PM,要為專案整體負責,那就不能單只是注意專案時程,還要注意預算是否能配合;也不能單只是注意專案成本,還要注意品質是否能符合;更不能只是注意專案時程及成本,還得要注意專案的風險….。PM要特別留意專案各個構面彼此之間的協調,讓專案在一個平衡、協調的架構下運行,專案才較能有好的績效產出。


PM-你的稱謂是專案整合者(Project Integrator)!
當你的管理重心更著重於最終專案整體目標上的達成,那麼在處理專案議題上,你會發現,你解決問題的空間變大了、方法變多了、可能性提高了。若你總是鑽進細節裡,那幾乎已沒有了空間。常常是,單點思考卻往往不得其領。


當你的管理重心更著重於專案個別元件彼此之間的結合時,你會發現,在PM的角色上,你的著力點是更正確、更關鍵的發揮了PM的功能。   


當你的管理重心更著重於全盤性時,你會去延伸你的思考,為專案的考量更為仔細、也想得更多些,你會發現,你對於專案的掌控力更好了,專案的績效也有了明顯的不同。   


PM最大的任務是促使專案的各個構面皆能平衡地運作著、促使專案裡的所有人皆能和諧的合作著,而這一切的順利整合,最終能促成專案目標的達成。一位PM功力的高下,往往就在其『整合』能力上的差異。那些能讓專案有好結果的PM,他們管理專案的要領究竟是什麼?其實,他們也就是充分發揮了PM這個角色原應有的功能 - 『整合』!


PM應著重於『整合』能力的提升,著重於『整合』功能的發揮,方能具體改變專案!


推薦課程:PMP專案經理國際認證培訓班

作者:周雅姍

現職:

.創新企劃學院特約顧問講師
.PMP專案管理師國際認證
.WBSA高階經營策略規劃師

經歷:

PMP®與WBSA雙認證專業講師,具備20年專案資歷,曾任聯強國際系統專案經理、寶來證券資訊處總經理特助/專案經理、捷智商訊資深專案經理、叡揚資訊產品經理等,大型專案經驗包含花旗銀、中信銀、彰化銀、經濟部、經建會等單位之IT系統開發專案。周老師具備PMP®認證課程與專案管理實務課程多年的授課經驗,也曾受邀至Yahoo、小林眼鏡、玉山銀行、順德工業、盟鑫工業等知名企業擔任顧問講師,「不製造 Paper PMP®,只致力培育優秀PM!」是她的教學信念,無比的教學熱誠與獨特的「理論與實務整合應用」授課方式,深獲學員一致推薦肯定。

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