2020年3月23日 星期一

5大工作心法,遠距工作立馬上手!




隨著全球疫情愈來愈嚴重,許多企業都開始要求員工不要到公司上班,而是在家遠距工作。

雖然許多企業是為了因應疫情才採用遠端工作模式,但其實早在這波疫情影響之前,遠距工作早已形成一股風潮,《富比士》(Forbes)曾報導「遠端工作已不再是特權」,而《快公司》( Fast Company)也將遠端工作視為一種「新常態」(new normal)。

但是真的開始在家上班之後,才發現其實沒有想像中美好?許多工作者因為過去較少遠距工作的經驗,總覺得在家工作的效率較差,或是一直被家人打擾,無法專心工作;另一個困擾來自於過度溝通,過去走幾步路就能與同事確認的事項,現在可能必須要另外召開一個線上會議才能解決。

危機就是轉機,想要跟上時代的步伐,就從現在開始掌握在家工作的方法,為自己的工作及生活拿回更多主導權!我們整理了5個在家工作的心法,希望幫助你儘快上手!

心法一:為自己建立「工作」觸發器 


許多人利用通勤時間幫自己「暖身」,利用這段時間調整自己的心情,轉換成工作的模式。但是在家工作時,床與電腦之間的距離如此之近,工作者需要另一種調整自己的儀式,才能進入工作的狀態。

Google Primer建議,遠端工作者可以從新建立自己「開始新的一天」的觸發器,例如做5分鐘的伸展操、煮杯咖啡、讀讀新聞等,以類似的方式為工作做好準備。

接著,為自己安排一個簡單、容易解決的工作任務,可能是回覆一封信件,或是將準備好的提案送出,俐落確實地取得一個小進展,也可以幫助自己更快進入工作的狀態。

心法二:為自己安排合理的工作與休息時間


沒有人可以從早到晚都保持極高的專注力在工作上,當你在家工作時,先花一點時間了解自己,也許你是晨型人,早上最有生產力;若你是貓頭鷹型人,試著將重要、需要審慎思考的工作挪到傍晚進行。透過時間的安排,讓自己保持在一個高效的狀態之中。

另一個重要的提醒是,記得休息!許多企業老闆總擔心員工在家工作時,其實並沒有真的在工作,而是打開Netflix或是開始做家務,但是虛擬助理公司Delegate Solutions服務營運經理Lindsey Pollak及Eileen Coombes指出,真實的情況恰好相反,當人們在家工作時,因為沒有人幫你安排會議、午休,反而更難離開電腦前面,花了更多時間在工作上。

因此,在家工作時,別忘了幫自己安排合理的休息時間。 嘗試設置鬧鐘,每工作一固小時,就起身伸展一下,或是在家裡稍微走動一番。適度的休息可以讓人重新充電,並在返回工作崗位時,提高工作效率。

心法三:建立專屬的工作區


遠端工作的時候,你有屬於自己的工作區域嗎?若你是在餐桌一角,或是直接坐在床邊工作,建議你可以試著幫自己安排一個專屬的工作區域。

許多人在家工作時,最擔心被家人或是小孩所打擾,尤其是正在進行重要的視訊會議時被打斷,可能會導致許多你不希望的後果。因此,在家中建立一個屬於自己的工作區是非常重要的一件事,你可以與家人約法三章,當你在工作區時,請儘量不要打擾你,例如叫你去洗碗、丟垃圾,而是尊重你的工作時間。

此外,儘可能幫自己安排、設計更容易專心的工作氛圍,例如事先編輯好能夠提高生產力的歌單,或是準備白噪音App,降低噪音的干擾。此外,也別忘記幫自己準備一張符合人體工學的椅子,以免久坐之後,身體有更多不適之處。

心法四:與團隊建立工作回報制度


當人們沒有聚集在同一空間時,溝通會變得更加複雜。主管也許也因為看不到部屬,不確定專案的進度,而必須頻繁發起會議,或是用訊息連環轟炸你,讓人根本無法專心工作。

因此,在開始遠端工作之前,先與主管、團隊成員建立遠端工作的溝通默契,例如每天一早大家可以線上打卡,互相道聲早安,報告今天的預計工作事項,再開始一天的工作;而在傍晚6點時,則可以再度回報今日的工作進度,以及需要哪些團隊的支援與建議。

此外,也必須事先約定訊息回覆的頻率。有些老闆會一天24小時,想到就傳Line或是訊息給員工,還要求員工要立即回覆,造成員工很大的精神壓力。遠端工作時,在半小時內回覆訊息是一個較合理的緩衝期,這為工作者保留了適度的彈性,卻又不會耽誤工作的進度。

心法五:保持社會連結


遠端工作者的生產力雖然可能會較高,但是長期獨自工作,就沒有早上與同事打招呼、中午一起吃飯閒聊的互動時間,若是長期缺乏與社會的連結互動,可能會導致內心上的疾病。

因此,即使是在家工作,也建議可以每天抽出時間與同事聊天,例如在通訊軟體中開設一個閒聊群組,與大家一起在約定的時間共進午餐並閒聊,或是大家一起在雲端共進下午茶。雖然沒有真的見面,但同事之間還是可以交換進況,分享故事,保持彼此的連結。

另一個方法是儘量採用視訊會議。因為相較於語音,視訊可以提供的溝通訊息更為豐富,你可以觀察同事、客戶的臉部表情,掌握他們當下的情況,互動效率也會較高

資料來源:Inc、Entrepreneur、Think With Google

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