2020年3月11日 星期三

破除8迷思 找到專案失敗原因





你知道嗎?專案失敗的機率高到令人難以想像!先來看看以下幾個數字:

  • 在大多數的組織中,70%的專案都以失敗收場。
  • 根據專案管理協會(PMI)在2017年的調查,有31%的專案未能達到目標,43%的專案會超出預算,而專案的延遲交付比率則高達49%



但是你是否想過,為什麼專案這麼容易失敗?是因為自己的能力不足,還是公司都不授權?或者是因為客戶的需求不明確,總是讓大家做白工?


當然,因為每個專案都會受到規模、預算、團隊、利害關係人以及風險等因素影響,根據專案管理哪些原因是導致這些專案一敗塗地和失敗程度較不慘烈的罪魁禍首?根據 PMI調查,專案失敗的常見原因:包括組織內的優先順序變動 (40%) 、資源受限 (20%)及其他不可控的因素。


所以許多專案經理經常會感到很無力,因為有太多使不上力的地方;但是除了不可控制的因素之外,其實還有許多地方是專案經理可以做得更好,幫助專案更順利的,其中第一個關鍵,就是帶著正確的觀念去進行專案管理。


正如同創新未來學校雅姍老師在PMP專案管理師國際認證培訓班常說的:「解決問題不是靠智力,而是靠知識。」


專案看似很簡單,我們每天都在做,但是大家都用錯誤的方式在進行,所以想要做好專案管理的第一步,其實是先認識專案的本質。


以下我們將一一盤點專案常見的迷思,先認清這些可能的陷阱與盲點,才能讓之後的工作打下良好的基礎,增加成功的機率



迷思1:客戶永遠是對的



在當代強調「消費者中心」的商業模式中,我們常認為用戶體驗勝過所有指標,但是這個原則並不適用於專案管理中,因為很多時候,客戶其實並不知道他們需要什麼。


舉例來說,客戶可能對自己產品功能有很強烈的信心,但並不是他們想要的所有東西都能帶來明顯的銷售收益;更糟糕的是,客戶可能會忽略或不了解實際真正重要的功能,他們對產品,流程和市場的假設可能不完全正確,因此會出現許多難以實現,或是與企業願景背道而馳的指標。


因此,專案經理應該持續傾聽客戶的意見,但要避免將客戶的每句話和一時的想法都視為不可動搖的真理。而專案經理的任務之一,就是透過管理客戶的期望,進行相關研究,並在整個專案生命週期中提供專業的洞察。


迷思2:專案經理可以解決所有的問題



很大一部分人認為,專案經理應該是專案中了解最多的專家,可以解決所有問題,甚至是撲滅所有的風險。


但這樣的假設並不正確,專案經理的角色不是全知全能的專家,而是可以透過流程、溝通、協作、數據分析來幫助整個專案變得更順利,在很多時候。專案經理也必須尋求專家的幫助,才能順利交付成果。


迷思3:專案經理可以複製過去成功的專案經驗



每個專案都是專案經理重要的人生成就,值得與團隊或是客戶分享。但是請記住,每個專案的時空背景、目標、團隊組成、採用的策略都是獨一無二的。


即使是經驗非常豐富的專案經理,也應該謹記,專案會受到你採用的工具、方法,以及許多未知的因素而影響,甚至是團隊成員的組成、合作模式也可能影響最終成果。因此,最重要的是每次專案結束後,都將自己歸零,抱持著開放的心情去嘗試新的可能。


迷思4:只要按照流程,不論是誰都可以把專案做好



專案經理可以透過敏捷、瀑布式、精實等管理流程來組織團隊及專案,雖然方法論可以幫助我們善加規劃、管理專案,但是流程並不是專案的全部。


在專案進行的過程中,有可能會出現許多認知的差異、需要對焦的共識,可能還會有不同利害關係人的衝突或是矛盾,而這些都要仰賴專案經理的團隊領導力、跨部門協作的能力,才能順利解決問題。



迷思5:專案管理工具可以解決所有的問題



不論是時程管理、團隊溝通、數據與訊息分析等,目前專都有許多軟體工具可以輔助專案經理用更有效率的方式來管理專案流程,但是科技並不是萬靈丹,否則專案管理早就被AI取代,根本不需要有人來管理。


因為這些軟體要能發揮最大的作用,關鍵還是在「人」身上。是否所有專案的參與者都充分理解工具的使用方法、善用軟體的特性?這些工具是否能夠幫助大家有效協作,降低溝通落差?若答案都是否定的,不論是多全面強大的工具,其實都對專案沒有太大的幫助。


迷思6:所有的問題都可以被順利解決



我們前面談過,專案經理並非無所有能的專家,而另一個常見的迷思則是:專案中出現的所有問題都可以被解決,否則世界上就不會有70%的專案遭受失敗結局。


這是一個非常令人不快,卻非常犀利的現實:「專案可能會失敗」。


身為專案經理,當然希望一切都順利上軌道,並順利完成公司及客戶所交付的任務。但是當這個專案真的出現太多問題,或是碰上了預期之外的風險,那麼勇敢果決地即時停損,避免投入更多無用的資金及資源,也是專案經理必須做出的專業判斷。


迷思7:交付期限永遠是最優先的指標



在許多專案管理的案例中,我們可以看見專案經理為了遵守交付的期限,而犧牲了品質,但是期限真的比品質重要嗎?追求高品質的成果,難道一定會讓專案無法在期限日期之前完成嗎?


事實上,專案並不是在一個完全靜止的實驗室中進行,而是在動態的真實世界中運作,本來就會出現許多不可控的因素而影響進度。但是專案經理並不用把這些變動視為世界末日,而是應該時時與客戶保持密切溝通與互動,並在第一時間內告知所有人目前遭遇的問題,以及可能要做出哪些相對應的成果。


迷思8:專案經理只需要關注專案成果



在許多專案中,你可能會覺得自己是孤軍奮戰,主管不願意授權,公司不給予足夠的資源。在這個時候,與其灰心抱怨,更務實的做法,是回頭看看專案目前的位置,是否與公司整體的戰略目標一致?這些專案成果將為公司來帶什麼助益?


根據調查,平均5個專案之中,就有3個專案並不符合企業策略。因此,關鍵是要了解公司的重大策略優先順序,再審視專案,以了解專案究竟是否符合企業/部門的策略目標,讓專案經理獲得所需的高層支援。


資料來源:Microsoft、Brainhub、Brainbridge、Goskills、Liquidplanner











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