2020年8月19日 星期三

人生與職場要翻身,靠「專案管理」就辦得到!專訪創新未來學校特約講師 周雅姍

為什麼要學習「專案管理」?創新未來學校特約講師周雅姍老師犀利地指出,「因為專案是沒有背景、沒有資源的人,可以在職場中最快嶄露頭角的機會。」


專案管理,已成為未來職場必備的基本能力。


全球專案管理權威、《專案管理革命》作者安東尼奧‧尼托-羅德里格茲(Antonio Nieto-Rodriguez)認為,在許多工作都被自動化設備與機器人取代的世界,專案已經成為基本的創造價值模式。

根據一項研究預估,專案工作者的人數將從2017年的6600萬人,增加到2027年的8800萬人;‧尼托-羅德里格茲更大膽預測,到了2025年,不論什麼產業或部門,高階領導人與經理人的工作至少有60%的時間會花在挑選、排序和驅動專案的執行。 既然專案管理已成為未來職場必備的能力之一,但是如何才能精進自己的專案管理能力呢?在台灣,許多人會選擇「PMP®專案經理國際認證培訓班」,更有許多企業在招募專案經理時,會將「PMP®證照」列為加分選項。 但是同時間,許多人卻也對於PMP®證照有著錯誤的認知,坊間也時常流傳「PMP®證照只是一張紙」、「專案管理根本不需要特地上課學」、「只有做專案,才需要學PMP®」的說法。 究竟要不要花時間、金錢來上PMP®專案經理國際認證培訓班,以及額外準備考試,拿到PMP®證照呢?我們特別專訪雅姍老師,從她20年以上專案工作經驗、以及10年專案管理專業教學資歷中,幫正在苦惱迷茫的你破除迷,找到提升自我的方法!


▍迷思一:考證照只是紙上談兵,一點都不實際?

錯!專案管理認證課程是一套結構化的專案知識,可以幫你擺脫包山包海、無頭蒼蠅的困境!

專案管理認證課程是一套結構化的專案知識,而PMP®也是目前流通度最廣、而且最具公信力的專案人才國際證照。
但是為什麼一談起「PMP®」,很多人的第一反應,就是「只要死背、硬背,就能拿到這張證照」?雅姍老師指出,這是PMP®剛引入台灣時,當時許多補習班打著速成班的名號招生,當炒作的熱潮過去後,也就出現了許多「紙上PMP®」,讓外界對於上PMP®有著負面的觀感。 「專案管理認證課程本身沒有問題,是很多人教的方式出了問題。」為了導正這樣的錯誤風氣,創新未來學校與雅姍老師特別重視將理論知識與實務知識結合。 擁有PMP®與WBSA雙認證的雅姍老師,在專案管理領域的資歷超過20年,曾任寶來證券、聯強國際等知名企業的IT專案經理,也經手過花旗銀、彰化銀、中信銀、經濟部、經建會等大型IT專案經歷,兼具理論知識與實務經驗,是專案管理實務派教學的第一把交椅。
周雅姍老師指出,教科書上的理論、流程很容易被理解,但是這些知識如何運用在實務經驗中?這套知識架構從西方引入台灣,有哪些地方必須進行調整轉換?這些很難用文字記錄下來的「內隱知識」,也是周雅姍老師從過去多年來的經驗中,提煉出來的寶貴心法。 為了確保學員真正理解課堂上講授的知識,老師也時常與學員互動,希望透過提問,引導學員進一步思考專案管理背後的本質與要領,並透過自己的方式表達出來,「這樣才代表你真的讀進去、看進去了。」雅姍老師說。 透過雅姍老師淺顯易懂的案例解析,以及生動寫實的舉例,許多學員在上完課之後,感慨地表示,老師不只在講書上的知識,同時也在傳授過去十幾年專案管理經驗,「常常發現,老師不經意地一句話,卻讓我有如醍醐灌頂般的醒悟!

▍迷思二:只要努力就能成功,不用進修專業課程

錯!解決問題是靠「知識」,而不是靠「智商」!


努力對方向,專案才能成功 很多人會問雅姍老師:「想學專案管理,一定要透過上課才能學習嗎?」、「跟著公司的前輩學,不也可以學到專案管理嗎?」 面對這些疑惑,雅姍老師認為: 「用『土法煉鋼』的方式來管理專案,也不是不行,但會比較辛苦。」老師以自己過去的經驗為例,在沒有接觸到PMI這套課程之前,她必須透過不同的專案,從0到1地自己歸納、建構出一套知識論,很多時候繞了很大一圈,才學到寶貴的經驗。

「土法練鋼得到的知識比較零散,很難系統性地傳承,而且也很難真正改善問題。」雅姍老師認為,專案績效的提升,其實是來自於每位成員能力的提升,當PM能有效教導成員們對專案有更正確的認知,就更能期待成員有更好的產出績效。 雅姍老師認為,PMBOK® Guide最有價值的地方在於,它是一套系統化的專案管理知識體,涵蓋了專案管理五大流程與十大知識領域,是現今對專案管理所提出之最為完整的知識架構。

「就像你要蓋一棟房子,你不會先想細節,而是會先規劃房子的整體結構。」藉由這套知識體,你能看到專案管理的全貌、能對專案有更正確的認知;而當你對專案管理有更完整的思維、更正確的認知時,也較能以有效的手法來管理專案,也更能處理專案裡發生的問題,帶給專案更好的績效。

舉例來說,很多PM以為專案之所以會延遲,可能是自己不夠努力所以拼命加班,希望追上進度,但其實真正的問題,不是時間不夠,而是風險管理、利害關係人管理出了問題,加班只是在表面上看似解決問題,在下一個專案中,可能還是會再次發生延遲的狀況。


或者很多PM會認為,專案之所以會失敗,都是因為公司給的資源不夠多、客戶的需求變來變去,甚至是團隊不夠團結等各種原因,整天埋怨,但是卻沒有具體的改進計劃。


「這些問題背後,都是因為你對專案管理的本質不夠理解。」周雅姍老師在課堂上常跟學員分享,「解決問題是靠知識,而不是靠智商。」當你靠著直覺與常識去管理專案,就很容易陷入「見樹不見林」的盲點,看不清全局。


當你了解專案的全貌之後,PMBOK® Guide也提供了許多讓專案順利落地的工具與方法,理論知識與工具方法相輔相成,才能讓PM如處添翼,提高專案成功的勝率。


「很多學員會來上課,是因為他們不知道什麼是對的,什麼是錯的。」雅姍老師觀察,很多學員在過去的職場經驗中,看到許多同事用錯的方法做事,或是抱持著消極的心態面對專案,甚至會回頭懷疑自己。


這種時候,雅姍老師便會透過專業知識的傳授,以及傳遞正確的觀念,鼓勵學員努力向上提升,先幫自己練功,未來才有機會進入更好的公司、躍入更大的舞台。


▍迷思三:又不是專案經理,不需要搞懂 PMP®

錯!不只是工作,人生的所有問題都能用專案來解決!

很多人會認為,「只有做專案,才需要學PMP®」, 但雅姍老師強調,「 PMP®學的其實是一套通行職場的工作心法,不論是工作或是人生,都可以運用這套知識。」
在課堂中,雅姍老師時常會鼓勵學員將上課學到的知識,與自己的工作或生活做連結。因為透過「連結」,學員可以更加理解它在實務上要怎麼去做,而且在實際運用、連結、執行的過程中,你會愈來愈了解如何將「知識」轉化為「能力」;而「能力」也就在一次次地實際操作中練就而成。

雅姍老師以自己家中裝潢的例子來說明,正如同所有的專案都會有「限制」,老師也必須在考量「空間」與「預算」的限制,務實地執行。了解專案的限制之後,接著就是要確立空間的風格。

老師一開始的想法,就是希望打造「一個『有fu』的家」,「但什麼才是『有fu』?就是要去拆解這個目標背後有哪些具體的元素。」老師先觀察自己喜歡的空間設計,發現許多令她感到放鬆的空間,「燈光」都經過特別設計,所以在新家中設計各式各樣的光源,就變成非常具體的工作項目。

「或者是你想要不同的空間風格,北歐風、鄉村風、美式新古典,這些風格是抽象的概念,你必須清楚了解不同風格背後有哪些具體象徵。」舉例來說,美式新古典講究對稱、純白空間、對稱櫃體、雕刻線板都是常見元素。

從一個模糊的想象,經過收斂、具體化,最終成為明確的需求,不就像是PM將客戶需求落地的過程嗎?即便是一個居家裝潢的例子,雅姍老師也運用了起始、規劃、組織、領導、控制與收尾的專案管理流程,成功地打造出自己的夢想之家。


「即便是帶家人去旅行,你也可以當成一個專案來管理,先做功課、了解參與者的需求、規劃路線、控管風險,預先做好備案,大家才會玩得更開心。」雅姍老師希望引導學員,將專案精神落實在工作與人生當中,拿出專案管理應有的規劃及執行力,才能達到事半功倍的效果。


有學員分享,「經過這一系列的課程,讓我明白專案管理其實不是某一個特定產業才應該去學習的知識技能,而是每一個人若想要在工作職場上更精進,都應該上的課程。因為在這堂課中,習得不只是管事的技巧,還有與人互動的方法。」


「專案可以改變世界,讓不可能達成的夢想成真。」在雅姍老師的課堂之中,專案管理不再只是一項職場技能,而是一個可以幫助人生過得更好的智慧系統,等著學員親自去體會實踐。

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