2020年8月2日 星期日

為什麼我的專案總是Delay?5個PM要訣讓你迅速升級!

加班加到老,專案進度還是不如預期?學會時間管理技巧更高效!



身為專案經理,你是否總是為了趕上結案日期,獨自加班到深夜?

你是否想過,為什麼專案的進度總是追不完,只能疲於奔命?


每個專案都會有一個正式的結案日期,因此,專案經理必須管理自己與團隊的時間,才能在期限內完成任務。但是根據專案管理協會(PMI)在2017年的調查,高達49%的專案會延遲交付,不只耗費金錢,也讓專案無法達到預期成效。


那麼,專案經理究竟該如何改善專案時程延遲的情況呢?善用時間管理策略,能夠提高你的生產力和效率,幫助專案如期、如質完成。


想要更好地管理專案時間,不妨試試以下策略:


  1. 做好計畫並預留彈性


許多專案經理會發現,自己每天一到公司,就會被會議、電話、回覆信件等瑣事淹沒,導致根本沒有時間處理真正重要的任務。生產力工具RescueTime曾調查了 5 萬名上班族的工作型態,發現一個驚人的數字:在一整天中,每個工作者只有1 小時12 分鐘可以花在最重要的工作上!


因此,專案經理在做計畫時,千萬別把一個工作天算作 8 小時,而是要依據個人狀況,把你知道「一定會發生」、「可能會發生」、「想不到會發生」的因素通通納入考量。


因為在專案剛開始時,會出現許多不確定性,例如預算還未通過審核、客戶只給了部分規格、供應商還沒承諾產能等,儘量把這些變數加入評估,隨著專案持續推進,這些不確定性會越來越明朗,最終會收斂到一個合理的範圍。


  1. 善用 20/80 法則


帕雷托原理(20/80法則)是專案管理中常見的概念。以品管為例,80%的品質問題,可以歸咎於20%的變數;而在專案管理之中,20%的核心任務,將產生80%的結果。因此,專案經理應該先確定在專案中,最為關鍵的任務是什麼,並將時間、精力與資源集中於這20%,不要一頭鑽入過於瑣碎的細節,掉入微觀管理的陷阱。



  1. 先吃掉那隻青蛙


馬克.吐溫說過:「假如你每天早上的第一件事就是「生吃一隻青蛙,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一整天之中最糟糕的事情了。」


定期檢查你的任務列表,然後嘗試最先處理最複雜、最不想碰,但是又最重要的事。這樣做的優點,是如果專案的時間真的有所延遲,你就只剩下較為簡單的任務,對於客戶而言,他們會較為寬容地看待這類型的延誤。


  1. 拆解複雜的工作


想像一下,同時有兩個任務擺在你眼前,分別是「讓業績翻倍成長 」及「讓電子報開信率提高10%」,你會比較想先做哪一個工作呢?


過於龐大、複雜的工作任務,會使人下意識地想要逃避、拖延,想要更有效地管理時間,就要將大任務拆分成更小的單位,也就是「工作分解結構」(WBS,Work Breakdown Structure)。


將你想要達到的專案成果分解成較小的單位之後,不只可以更容易估計所需的時間,也能夠讓專案經理訂出更符合實際執行可能的計畫。



  1. 一次專注於一項任務


根據研究,當我們從一項任務切換到另一項任務時,大腦會需要額外的時間進行轉換,因此, 一次做很多事看似很有生產力,但其實每件事都做不好,反而降低了效率!


嘗試集中精力,一次只專注在一件事上。你可以利用唐鳳也採用的「番茄鐘工作法」,以25分鐘為一個單位進行工作,休息5分鐘之後,再進行另一項工作,透過「專注」與「放鬆」的切換,提高你的工作效率。


資料來源:wrikeclarizenteamdeck


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