2020年9月15日 星期二

好人緣也能幫助提升專案溝通成效?團隊溝通7個技巧告訴你!

一個缺乏回饋文化的團隊,很難提升組織團隊的績效,導致專案失敗。


專案會失敗,都是因為溝通出了問題?


專案管理學會 (PMI) 曾提出六個導致專案失敗的常見原因,其中一個重要的原因,便是「溝通」問題,包含團隊內部的溝通、與客戶的溝通,甚至是因應跨國專案、遠距工作模式的興起,延伸出的跨文化、跨時區溝通議題。


既然「溝通」如此重要,甚至會攸關專案的成敗,那麼專案經理該如何提升自己的溝通技巧呢?


《精準回饋》一書作者錢德勒與葛利希指出,想要提升團隊績效,改善溝通效率的第一步,就是建立正向回饋的文化。


以3F啟動回饋循循


想像一下,在專案進行的過程中,你帶著善意對同事提出回饋時,是否常被對方認為你在質疑他的工作成果、不夠努力?在面對客戶的意見時,你是否下意識地想要自我防衛?


這種心態,不只阻礙良好且有益的溝通,還可能讓組織分化,降低績效。唯有團隊中的每個成單都理解,回饋並不是在評價你的表現,而是單純協助個人或團體改善、成長與進步,而請教或給予他人清楚明確的訊息,專案的溝通才能愈來愈順暢。 


想要建立準確回饋的文化,有三個重要基礎:


  • 公平 - Fairness:避免偏見,才能帶來信賴,並且進一步鞏固連結關係。

  • 聚焦 - Focus:針對特定目標,簡短且切中要點。

  • 頻繁 - Frequency:經常與人交流,透過非正式且即興的互動提升雙方關係。



高效對話指南:CONNECT


在實際的工作現場中,如何才能在組織與專案小組中建立起良好的回饋文化?在《精準回饋》書中,有一個簡單卻實用的「CONNECT」對話指南,可以幫助你在給予或接收回饋時,幫助彼此順利對話,讓溝通更為順暢:


  1. Context(脈絡):釐清現況


對話重點:透過事先詢問、表明你的表意、清楚說明談話主題,或是明確的描述狀況或情形。


  1. One Thing(專心):聚焦在最重要的事情 


對話重點:聚焦在某個小部分的回饋上(例如只說一件事)、強調最重要的那件事、避免誇大、不要夾帶罵人的話


  1. Notice(注意):描述觀察到的事實


對話重點:描述觀察到或參與的特定行為或狀況時,要提出清楚的細節;不夾帶其他動機或評價,不指責或羞辱。                                                         


  1. No G.R.I.T(避免 G.R.I.T):避開八卦、流言、含沙射影或三角溝通


對話重點:只說你知道的事,不評斷、不臆測;相信每個人的本意都是良善的。


  1. Effect(影響):指出影響


對話重點:描述某件事對接收回饋者或其他人(你、同儕、公司、顧客的效果或影響)‧表達你的想法和情緒;描述未來行為或狀況時,不夾靑求或貶損。


  1. Conversation(對話):一起談論、測試、探索、學習與規劃


對話重點:面對面談話、一起坐下,或是至少透過影像交談;從老師的角色轉成學生的角色;聆聽並努力了解彼此的觀點;提出能夠展開對話的問題;不要急著採取行動。


  1. Trust(信賴):加深連結並擴大關係


對話重點:規劃下次對談並保持連結;共同安排下一步並具許下承諾;知道每次正向連結都是在強化關係;有信賴感的回饋會隨著時間和練習變得更加容易且自然。



資料來源:《精準回饋:提升團隊績效,改善溝通的超能力》,譚拉‧錢德勒與蘿拉‧道林‧葛利希,天下文化出版。


延伸閱謮

破除8迷思 找到專案失敗原因>>http://www.innovatorschool.com.tw/2020/03/8.html


PM不只出一張嘴,更需要規劃力與邏輯力>>http://www.innovatorschool.com.tw/2020/05/pm.html


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